本
文
摘
要
老七以前在单位上班，十几个人的单位，每周也总有大大小小的会议要参加。周一早上必备的周例会，领导总揽全局，各部门汇报上周工作，领导布置本周工作，各部门表态落实，领导再总结一番，一上午过去，该吃午饭了。
我们单位是行业协会性质，开完了内部会议，还要组织很多行业性的会议，比如会员大会，常务理事会议，理事长会议已经各会员单位总经理联席会议。这些会议有固定的周期，每月或双月要召开一次。从事前沟通，到协调时间，再到预定会场，采购礼品，印发通知，准备会议材料，待到会议正式开始，做好各项服务工作，到会后聚餐，礼品赠送，乃至会后新闻通稿，会议记录，印发会议纪要等等，整个流程从开始到结束，几乎是两周的时间过去了。我们单位人员少，每个人身兼数职，像组织大型会议这类事情，一般不光是办公室和宣传部操作，甚至是业务部门也都要全员参加。
而且，不光是这些大会，我当时所在的宣传部，负责着整个行业对外宣传工作，我们有一个网站和两份内部刊物，一本行业资讯类，一本学术研究类。而我们宣传部加起来总共3个人，一个领导，另外就是我和一个同事了。具体工作，都由我和同事俩来处理。因为稿件来源的关系，每年我们都会要举行一到两次的通讯员会议和作者读者交流会。这个原本属于部门内部的会议，由于人员不够，一般也都要全单位协同作战，才能开好。
当然，这个是以我们为主，其他部门协助。所以，往往需要提前两个月发预通知，什么是预通知呢？就是我们先确定一个大概时间和地点，确定几个大概主题和研讨范围，请会员单位和作者们报名，统计人数，等人数差不多都定下来，我们再确定地点和时间，去聘请行业专家授课，再发正式通知报名参会。所以，一年里有那么几个月，我们都在忙着各种会议。
忙完了自己的会议，我们还要去参加各种会议，比如全国的行业会议，兄弟省行业邀请的会议，中部六省联席会议，华东联席会议等等，到了省内，还要参加民政部门组织的协会会议，社科联组织的学术研讨会，而直属主管部门的会议就更加多不胜数，大大小小的会议基本行业协会都要参加或列席，而我们宣传部，相当于行业内部的新闻记者，逢会必到，拍照写稿是分内工作。
后来进入保险公司工作，在办公室身兼文秘和品宣，同样是要参加各种会议，周一早上大晨会，全司参加，完了部门负责人会议，然后各部门自己的例会，这些都是每周常态，另外公司还要组织产品说明会、客户回馈服务会、营销培训会、多部门协调沟通会、上级领导来检查要开汇报会、同行来交流要开学习交流会、下级来学习要开讲评会，各种会议，多不胜数。
为什么要开会？
管理学家彼得·德鲁克说：“我们之所以碰头，是因为要想完成某一项具体工作，单凭一个人的知识和经验不够，需要结合几个人的学识和经验。”在信息急剧膨胀、竞争愈加激烈的商业社会，企业尤其需要通过会议互相合作、分享知识。在很多企业，会议往往决定了是否做某项工作以及何时做，换句话说，会议控制了工作流程。开会提供各方沟通的机会，但沟通本身并不是开会的目的，会议的目的是通过沟通达成共识。成功的会议有几个特征：会议时间恰如其分，与会各方达成共识，会议结果具体有效，会议决定得到落实。
当然，如果所有的会议都能将成果落到实处，那会议是有效的，在商业社会上来讲，这是有价值的经济行为，是符合商业社会逻辑的。但是，问题是，我们很多的会议是无效的，或者说无意义的，纯粹是浪费时间。不光是浪费时间，关键是很多公司的会议是占用了员工的私人时间，是在上班的八小时之外，下班以后，或者周末开会，这是常态。
老板们为了让他们的员工全身心的投入到工作中去，所以选择不占用员工的工作时间，把会议放到下班后或者周末，而会议的内容更多的是无意义的空话废话，老板上面唾沫横飞指点江山，员工在下面无聊至极昏昏欲睡，这样的会议有效果吗，会得到成果吗？我想未必。
其实，很多领导们也心知肚明，这样做一点意义没有，但是架不住大环境的影响。好像别人都在开会，就我们不开会，显得另类不务正业而极不正常。要不，我们也开一个，随着大流走，总是没错的。很多领导都是这种心理，开会不是为了开会，而是开给更大的领导看。就像加班一样，很多人晚上下班了工作也做完了，一看领导没走，那也磨磨蹭蹭呆着不动。这样的人有很多。
从管理学的角度考量，会议越大参加的人数越多，学到的东西和成果越少，会议越小参加人数越少，取得的效果越好。两个人一对一会议，沟通起来最直接高效，三个人就会有分歧和不同观点，再多的人就只能长时间磋商和傲战，最后举手表决少数服从多数。甚至开到最后也没有得出个所以然来，这样的会议也是有的。
巴菲特午餐拍卖，价格一次比一次高，但为什么还是有那么多人热情竞拍呢？是因为纽约牛排骨的牛排好吃吗？当然不是。是因为竞拍成功，你可以得到一次面对面和他交流向他取经的机会，这个几小时一对一单独交流的小型聚会，比你去参加他的股东大会或者整天听他论坛讲座光碟，所得到的效果不知要多多少。
其实，会议在精而不在多。会议的最终目的是要达成某种决议，没有结果的会议不如不开。那么如何提高会议的效率呢？我以自己的经验分享以下几点：
1.首先在举办会议时，会议发起人应将会议的议题以邮件或口头形式传递给参会人员，这样可以让参会人员明白会议讨论的主要内容，提前做好准备工作。
2.会议发起人不仅要对会议的整个流程做好充分的准备工作，而且还要对在会议可能出现的其它变故做好充分的准备工作，并形成书面材料，同时将会议上要讲的内容提前以邮件形式告知其它参会人员，尽量保证在最短的会议时间内达到最佳的会议效果。
3.在会议进行过程中，要找专人做好完整的会议记录。在会议结束后，将会议记录及最终讨论结果编辑成邮件发送给参会人员。
4.在会议进行前，要确定好会议议题，在会议进行时所有讨论都要紧紧围绕议题展开，当参会人员偏离议题时，会议主持人有权及时打断，避免浪费大家不必要的时间，而得不到想要的结论。
5.会议结束前，一定要得出会议讨论的结果，这也是举办会议的最终目的。没有结果的会议最终只能是浪费彼此的宝贵时间。
6.会议发起人要做好会后的追踪工作，确保会议的讨论结果应用到了工作实践中，否则也将达不到会议举办的效果。
当然，最后从员工的角度，会议数量要像变态的老板一样越少越好，会议时间要像女孩子的裙子一样越短越好，会议效果要像自己的工资一样越高越好。
