前两天，我打电话给我的好朋友小思，约她晚上出来吃饭，小思拒绝了，说她正在加班没法去。原来她的上司有一份100多页的PPT需要明天培训的时候用，但是因为上级领导看了以后觉得用的字体不好，需要换掉，在临下班的时候就把这个工作交代给她做。现在她正一页一页地修改，连饭都没有吃。

我赶紧和小思说：你快别一页页地改了，我告诉你一个方法，让你一分钟换掉整个PPT的字体。小思用了我的方法以后，马上完成了工作，并开心地和我一块吃了晚餐。

所以，加班的时候不要总是怪领导，其实是你自己没有找对方法。PPT并不难，难的是你没有找到快速学会做PPT的方法。对于经常做PPT的人来说，总是存在这样的困惑：

要我写Word文档我在行，要我写PPT也就犯了难；每天加班做PPT，领导催的紧，要的急；辛辛苦苦做出来的PPT总是被领导批评说：没重点、都是文字、阅读体验太差。

想要解决这些问题，不如看看《说服力：工作型PPT该这样做》这本书。这本书主打高效PPT，如何巧妙利用PPT中的快捷方式快速做出PPT，同时，这本书还介绍了多种演示思路上的经验技巧，并提供多种速查速用的逻辑模板。从文案、逻辑、高效等三方面全面提升你的演示能力。

书籍封面

以下，我将结合我个人工作中的经历和这本书的内容，从“2个步骤快速完成PPT”、“如何快速套用模板”、“4个步骤美化PPT”来着重解决大家经常在工作中面临做PPT时花费时间长、阅读体验差、多文少图不吸引人的问题。

01 2个步骤，10分钟快速完成PPT

我做PPT的时候，经常都是已经拿到了一个Word文稿了，可能是培训文档，可能是发言稿，需要在Word文稿中找出重点内容，然后图文并茂地用PPT展示出来。以前，我都是将Word中的内容一段一段地复制、粘贴到PPT中，然后再找图片、美化、修改，最后才能完成。一般都需要耗费好几个小时的时间。

这都是用的笨办法，其实，只要学会以下2步，10分钟你就能又好又快地将一个Word文稿变成精美的PPT了。

①一键完成Word搬家

采用一行一行复制、粘贴的笨办法，光是把几十页的WORD换成PPT都要做1个小时。其实，在Word里面就自带了功能让你轻松实现PPT转换。

（1）设置【发送到Microsoft PowerPoint】功能

我们先进行前期设置，将转换的按钮调出来。通过Word中的【文件】打开里面的【选项】，然后找打【快速访问工具栏】，选择其中的【不再功能区中的命令】，在其中找到【发送到Microsoft PowerPoint】，点击【添加】，看到【发送到Microsoft PowerPoint】已经存在于右侧【自定义快速访问工具栏】中，最后再点【确定】。

在Word中找到【文件】

在【文件】找到【选项】

在【选项】中找到【发送到Microsoft PowerPoint】

以上操作只要设置一次，【发送到Microsoft PowerPoint】的功能就会一直存在【快速访问工具栏】中，并不需要每次操作都设置一遍。

【发送到Microsoft PowerPoint】在【快速访问工具栏】中

（2）将字符设置为标题

在Word中，将你需要转到PPT中的文字设置为标题1、标题2、标题3。

【标题】设置前

设置【标题】

【标题】设置后

（3）一键转换

在快速访问工具栏点击【发送到Microsoft PowerPoint】，接下来就是见证奇迹的时刻了。PPT会自动弹出，然后就会将Word文档快速、自动生成一个PPT文件。以下分别为转换前的Word文档和转换后的PPT。

一键转换前的Word文档

一键转换后的PPT效果

最后你只需要稍微美化一下PPT，或者插入一些图片，就能完成工作了。

美化后的PPT

采用上述一键转换，可以让你省下很多时间，不再需要将Word里面的文字一行一行粘贴到PPT中。

②SmartArt，一键排版

经过Word搬家以后，你可能还是觉得PPT依然不够完美。存在文字太多，没有重点、阅读性差、不吸引人等问题。而这些问题也是做PPT人经常会面对的问题。在以前，我会一页一页地去美化、修改这些文字，如果是几页的PPT还好，如果是几十页，甚至上百页，就可能一整天都做不完。

其实，在PPT中就用快速对多文字进行排版的快捷方式，就是：SmartArt。

（1）【Tab】键，对文本进行分级处理

按住【Ctrl】键，选中二级段落文本，然后按【Tab】键，对文本进行分级处理。

【Ctrl】选择多个段落文本

【Tab】键进行分级处理

（2）【SmartArt】一键美化

然后在【开始】菜单中找到【转化为SmartArt图形】，一键美化你的PPT。

【开始】菜单中找到【转化为SmartArt图形】

在【SmartArt】中有多种图形供你选择，你可以根据你的内容选择列表、流程、关系、矩阵等。

【SmartArt】美化后的效果图

【SmartArt】美化后的效果图

【SmartArt】美化后的效果图

【SmartArt】美化后的效果图

在使用【SmartArt】可以拉开【其他布局】找到更多【SmartArt】图形。

【SmartArt】的【其他布局】

解锁更多【SmartArt】图形

最终，相比使用【SmartArt】前后，你可以看到【SmartArt】让你的PPT上了一个档次。

原PPT

使用【SmartArt】前

使用【SmartArt】前后

02 从套模板到换模板，让你快人一步

其实，除了使用【SmartArt】美化你的PPT，你还可以使用模板对你的PPT进行一键换装，快速完成PPT美化工作。

①套模板：Office自带模板

其实，从Word搬家到PPT后的美化就是用的Office的自带模板。方法也十分简单，在【设计】里面找到【主题】，然后选择你想要的主题就行。我选择的就是这个蓝色的简约风格的主题。你可以根据你喜欢的风格，选择对应的主题。

Office的自带模板

以下就是采用了Office中不同的自带主题，可以看到其不同的风格。

Office的自带模板中的不同风格

Office的自带模板中的不同风格

Office的自带模板中的不同风格

同时，你还可以在【设计】中的【变体】，对同一个主题变换不同的颜色或者进行其他个性化的更改。

【设计】中的【变体】，进行个性化更改

以下就是对同一主题，采用不同的颜色方案。

同一主题采用不同的颜色方案

同一主题采用不同的颜色方案

同一主题采用不同的颜色方案

②换模板：一键换模板

在做PPT时，你还会面临这样的问题：一般的公司都会提供一套模板给你，要怎么做，一页一页的修改？在以前，我总是采用笨办法，不是一页一页地修改，就是重新做一遍。

其实，在PPT中可以一键换模板，不仅仅是公司模板，其他模板都能一键换，是不是很方便？操作也很简单，只需要在【设计】里面找到【主题】，然后打开【浏览主题】，然后选择一个你需要的主题，最后点击【应用】即可。

【设计】→【主题】→【浏览主题】

03 “美化四步法”，4个步骤，PPT万能美化思路

以上都是介绍的一些PPT中的快捷操作，让你能快速生成一个精美PPT。除了技巧以外，我觉得做PPT最重要的还是思路，需要在理解领导的想法或者客户的要求上面，按照一个清晰的思路和逻辑，完成一个PPT。毕竟，工作型的PPT最后的落脚点还是在沟通上面，而不是做出一个设计完美、画面精良的PPT，最重要的还是如何将信息有效地传递给受众。

想要采用一个系统全面的步骤来生成一个PPT，可以采用“美化四步法”，这个4个步骤其实做过PPT的人都不陌生，只是没有形成系统和习惯，总是在做PPT的时候，东一榔头西一棒子，不成章法。

①步骤一：统一字体

我们先将文档写入PPT或者从Word中转入PPT。可以看到目前这个PPT是没有重点的，不能一下子给人传递出要表达的重点信息。

接下来，我们可以通过统一整个PPT的字体，来对其进行第一步的美化。

步骤一：统一字体

同时，值得注意的是，并一页一页的去更改字体，只需要在【开始】中找到【替换】，然后点击【替换字体】，就可以将PPT中的某种字体全部替换成另外一种字体。

【开始】→【替换】→【替换字体】

替换字体

②步骤二：突出标题

然后再将标题特别显示，比如加粗，并用项目符号增加层次，比如，如下图所示：

步骤二：突出标题

可以看到此时，整个PPT的重点和层次都已经出来了，受众也可以快速地在PPT中获取你想要表达的内容。

因为PPT不像是Word，并不需要将全部内容都表达出来，一般只选取重点内容，作为演示时的辅助工具，演示者通过PPT的辅助将要表达的内容传递给受众。

所以，如何提炼文字，提取标题就成为一项技术活。大家可以采用以下方法提炼标题：

在段落中找到总结概括性的语句作为标题内容；将报告中的重点数据抽出来作为标题内容，比如：增长超过50%、收入达1个亿；将文字变成公式，如果存在“加减乘除”等计算类的表达，就可以用公式来简单提炼。

③步骤三：巧取颜色

根据PPT整体调性，选择颜色，然后再将标题颜色统一。

步骤三：巧取颜色

④步骤四：添加图片

最后，再添加上相关图片，对PPT进行美化。

步骤四：添加图片

美化后

以上4个步骤并不是那么难，都是PPT中的常见操作，但是却达到了干净整洁、重点突出、层次分明、赏心悦目的效果。

写在最后

对于如何能快速、高效地做出一份精美的PPT一直是困扰职场人的难题。其实，现在的PPT已经非常方便、快捷，提供了多种多样的快捷方式来帮助我们快速完成PPT。所以，当你加班做PPT的时候，不要再说是领导的问题，其实最主要还是你对于PPT了解的还不够多，还不够透彻。

我觉得快速、美观、炫酷都不是PPT的重点，PPT的重点应该放在沟通上面，如何将信息快速、准确地传递给对方，这才是你要解决的问题。因此，在做PPT的时候，一定要将受众摆在第一位，然后采用清晰、完整的逻辑来确定PPT的整体框架，最后才是如何高效、快速地完成你的PPT。

以下是对于文章内容的总结：

1.2步快速生成PPT

①一键完成Word搬家：【发送到Microsoft PowerPoint】

②【SmartArt】一键美化：【开始】→【转化为SmartArt图形】

2.快速套用模板

①Office自带模板：【设计】→【主题】

②一键换模板：【设计】→【主题】→【浏览主题】

3.美化四步法

①统一字体；②突出标题；③巧取颜色；④添加图片

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