员工个人档案电子档（员工档案电子版是怎么样的）

相比纸质档案，电子档案的优势非常突出，不但便于信息储存和调用，整理起来也十分的方便。本文就为大家讲解了制作电子档案的四个基本步骤：制定录入的规范、资料收集和录入、归类存档和整理、资料备份和共享。

从事人力资源的管理，就少不了针对人事档案的制作和整理，但是传统的人事档案以纸质管理为主，纸张的储存和查阅都十分不便，并且容易损坏，甚至造成资料的丢失或泄漏。在数字化时代，我们应该学会制作电子档案，这样才能快捷和安全地为企业储存和整理海量的档案资料。那么电子档案应该如何制作？流程又是怎么样的呢？我们一起来看看。

一、制定录入的规范

当我们开始使用电子档案系统时，首先要做的应该是让相关的员工熟悉如何使用电子档案，并制定一套统一的录入规范，这样才能保障后续的档案和资料是清晰和有条理的。

并且，市面上不少软件能够提供员工自助服务的渠道，也就是说，只要管理者制作好填写的电子表格，员工即可通过在线填单，自行输入和生成电子档案，极大地降低了人力资源管理者的工作量，同时让今后的档案制作变得更智能化。

二、资料收集和录入

接下来，我们要针对已有的纸质档案，将他们一一转换成电子档案。根据需要，我们可以对纸质档案进行重新的分类和编排，然后有序地进行扫描，或手工录入电脑，最终形成电子版的档案资料。

三、归类存档和整理

档案资料分门别类地完成录入后，电子档案的制作已经算是完成了。因为相比纸质档案，电子档案的分类和查找都十分方便，只要规范电子档案的整理方式，今后就能够有序的调用和查找资料。当然，针对原有的纸质档案，对于企业来说仍是重要的机密，我们也要妥善地保管和存放，不能因为有了电子档案，就随便地丢弃纸质档案。

四、资料备份和共享

为了避免电子资料丢失，管理者也需要及时地进行数据备份，同时，这也追溯到我们选择电子档案系统时，一定要挑选有安全保障的供应商，毕竟电子档案对于企业来说是十分重要的机密资料，不少优质的电子档案系统，都是实时备份资料，无需担心数据丢失的。

再者就是关于资料的共享，我们应该严谨地制定员工访问权限，合理地安排人力资源专员进行电子档案的维护和整理，这样才能确保企业电子档案系统的有序运作。

随着科技日益先进，电子档案必然是今后的趋势。相比纸质档案，电子档案的制作并不难，并且它可以让我们从繁重的整理工作中解脱，提高人力资源管理者们的工作效率。其次，我们也不难看出，想要制作好电子档案，挑选了一款好用和安全的电子档案系统也是尤为关键。