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干部档案整理标准(干部档案工作细则)

大家好,今天兑观科技小编又为大家分享档案管理干货了,本篇分享主要内容为——干部人事档案整理步骤与方法(三)

第四步 技术加工

对纸张破损、幅面不规则,或字迹材料不符合归档要求的档案材料,应进行技术加工。

1.对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料,应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保持材料原貌,不能任意扩大或缩小,不能对原件内容进行修改。复制后的材料应清晰,所用材料要符合档案保护要求,经久耐用。复制件应附在原件后,与原件作为一份。

2.幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整,文字、照片不得损坏,便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章图形等内容。注意,从保护档案原貌,简化整理的目的出发,不要对档案材料进行过度裁剪。

3.幅面过小的材料应进行托裱(空白纸),档案材料一般应留够25毫米的装订边,装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。

4.档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。

5.为方便档案利用和后续材料补充,每份档案材料在整理时必须保证各自独立,禁止将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。

第五步 装订

装订好的档案,档案目录置于卷首,卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐,在左侧打孔装订,做到结实、齐整、美观,不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件,方便阅读。

如果左侧的空白不够,要托裱出装订边,注意不能压字。对于个别不规则的材料,要进行折叠。

干部人事档案如果太厚,应该分成两卷装订。分卷装订时,必须保证同一类材料分放在同一卷中。

干部档案卷夹材质应符合档案保护要求。卷夹背脊应附边签,用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等。书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。

有关技术加工和装订的工作要求

1.干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型(297×210mm)。材料左边应留有25mm的装订边。

2.A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订,中间孔距上、下孔(从孔中心算起)各83mm,下孔距材料底边47mm,孔中心距左边沿12mm,孔直径为5mm。

3.档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料,不需要重新打孔和裱糊。

4.干部人事档案材料转递单、报送单等一系列工作文件统一采用国际标准A4纸型。

5.干部人事档案专用打孔机孔径为5mm,不符合标准的须进行调整或更换。其他专用设备也要按照相关规定要求配置。

关于干部人事档案整理的工作要求

一是必须遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部人事档案工作有关规定,保守党和国家的秘密,确保档案的安全。

二是不得私自涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添或伪造档案材料。

三是不得擅自处理或销毁档案材料。整理中因审核剔出的档案材料,须进行登记,经主管领导审核批准后区别不同情况予以处理。

四是在整理中,要加强对档案材料的管理,防止材料丢失或泄露材料内容。

五是按照《干部人事档案材料收集归档规定》要求,对“符合归档要求的材料,必须在接收之日起一年内按照干部人事档案整理工作的有关要求归入本人档案”。

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